提升工作效率的小撇步

by拿鐵

拿鐵從小就是個迷糊、粗心、健忘的人，
走到哪，東西忘到哪。
如果你也一樣，
千萬別灰心！
只要善用一些小撇步🎀，
幫助自己與這樣無解的個性共處，
你也能晉級為效率達人！

➤善用便利貼

沒錯！便利貼絕對是拿鐵的超級好朋友，
為了讓上班心情愉快，
拿鐵還為自己準備了許多可愛療癒的便利貼🗒。

每週一一早，我會先寫下這一整個禮拜要做的待辦事項📋，
檢閱星期一到星期五會有什麼活動，
什麼業務需要繳交，
在便利貼上寫下日期與事項。

另外，在每一天的早上，
寫下今天一整天需要完成的事情📝，
此時的待辦事項可以寫得相當細節，
寫得越細，對越健忘的人越有幫助，
如此，你會很清楚的知道今天要完成哪些事情，
並分配時間，好好完成。

➤善用行事曆

沒錯！行事曆絕對也是拿鐵的超級好朋友，
行事曆的樣式非常多樣，
拿鐵特別喜歡一個頁面包含每個月份以及每週的樣式🗓，
其他也有一個頁面就是一整天，細分為幾點幾分，
大咖們也可以找適合自己的行事曆。

拿鐵會在每個月份的頁面寫下這個月會發生的事情，
通常是活動、事件、會議名稱。
如此你便可以清楚一覽這個月份會發生的所有事情，
幫助你在月初時就可以籌備約底的大活動，
另外，
每週的頁面，拿鐵會細寫下每一天，幾點幾分要做的事情，
例如：09：10開會

如此，每一天你都可以預先知道今天幾點要做什麼事情。
別小看這樣的動作，
對於健忘的拿鐵來說，
要記住每天幾點要做什麼事情也是很具挑戰性的！
絕對可以降低慌亂的說：「對齁！今天下午要開會！」的頻率。

➤乾淨的辦公桌面

是的，乾淨的辦公桌面絕對是拿鐵的堅持。
在執行某項業務時，
桌上擺放的皆是與此項業務相關的資料，
並將資料攤開來，想看哪一份隨時可拿取。
當此項業務告一段落後，
便將所有的資料物歸原位，
讓桌面淨空為原有的狀態後，
才會再進行下一項業務，
如此，你的資料將不會混雜在一起，
東摸西找，散落各處，甚至掉在地上，被踩一腳，
髒掉、被亂拿、回收或送入碎紙機。

乾淨的桌面讓你的思緒更加清楚。

➤條理的分類

不論是紙本的資料或是電子檔案📁，
條理的分類是相當重要的！
這個動作對於健忘的人相當有幫助，
因為拿鐵一旦沒有將資料歸檔🗃，
下一秒就會徹底忘記這份資料在哪裡，
甚至根本忘記這份資料的存在！

可以將資料收入各式硬殼資料夾中，
基本上一個業務會擁有自己完整的資料夾🗂，
如果是雜亂的小資料便可納入「綜合業務」資料夾中，
每個資料夾都擁有自己的名稱，
資料一使用完畢便要將此歸檔，
切勿堆疊在桌面上變成一個參差不齊的小山📚。

電子檔亦是如此，
每個資料分門別類，清清楚楚，
保持電腦桌面的整潔，
也有助於理清雜亂的思緒。

➤時時整理、適時丟棄

資料太多時，將會拖延我們的工作效率，
因此，拿鐵習慣在每週五，也就是工作一週要結束前，
會檢視手邊的資料，
將不再需要的資料碎掉或回收掉。
除了資料，不需要的用品也會一併丟棄，
保持辦公桌的清潔。

➤妥善時間管理

時間管理絕對通往「效率」的途徑⌚。
拿鐵的時間管理是在大學時期打工練出來的，
因為事情實在太多，多到你沒有資格，
也沒有退路讓你選擇「拖延」，
因此，常常在下週要期末考或繳交期末報告時，
週末大家在讀書、做報告，你還是得去打工，
該怎麼辦呢？
就是「提早」做完。
是的，「提早」完成手中的工作已經是拿鐵長年的習慣。
只有提早完成，你才有時間去做其他的事情，
你的人生不會只為了完成一件事情而活，
然後一輩子只被這一件事情拖著、耗著。

提早完成的另一個好處是，你可以因應突如其來的意外，
例如週三下午的活動，也許當天早上準備即可，
但若當天身體不舒服請假，此事將無法被完成。

➤專注在一件事情上

「專注」的難度最高，
因為做事情時，總是不免會想要東摸西摸，
滑滑手機、看看臉書、開開抽屜、整理桌面、剪剪指甲，
但這些正是拖垮時間管理與降低效率的最大殺手，

因此，拿鐵在做每件事情時會逼自己專注在當下，
好好完成手中正在執行的事情。
但在工作的場域難免會被其他外在事情打斷，
例如：電話響起☎、同事請你協助、主管臨時交辦業務等等。
若非立即需要處理，
拿鐵會將手邊正在進行的業務持續擺在桌面上，
將中途插入的事情寫在便條紙上，
後續再處理。

這些都是提升工作效率的小撇步，
有些需要練習，練習久了就變習慣了。
大咖們都用什麼方式提升自己的工作效率呢？